O controle de jornada é uma das obrigações mais antigas do Departamento Pessoal, e também uma das que mais geram autuação quando fica malfeita. A Portaria MTP nº 671/2021 reuniu em um único texto o que antes estava espalhado em portarias anteriores, como a 373/2011 e a 1.510/2009, e definiu com mais clareza quais sistemas de ponto são aceitos, o que cada um precisa garantir e como o registro deve ser tratado. Se você já ouviu falar em REP-C, REP-A ou REP-P sem saber exatamente a diferença entre eles, vale entender isso antes de decidir qual sistema usar na sua empresa.
Quem é obrigado a registrar a jornada
A CLT, no art. 74, §2º, obriga o controle de jornada para todo estabelecimento com mais de 20 empregados. Abaixo desse número, o registro é facultativo, mas continua sendo a melhor prova que você tem numa discussão sobre horas extras, já que sem ele a palavra do colaborador tende a prevalecer numa reclamatória. Nas três modalidades reconhecidas pela Portaria 671, a lei ainda permite o registro por exceção quando há previsão em acordo ou convenção coletiva, mas essa exceção não dispensa a existência de um sistema idôneo por trás dela: ela apenas libera alguns colaboradores específicos da marcação individual, quando a natureza do cargo justifica.
Quais são as três modalidades de registro de ponto?
A Portaria 671 reconhece três tipos de sistema, e a diferença entre eles está no grau de controle que a empresa tem sobre o dado registrado.
- REP-C (Convencional): o relógio de parede tradicional, com bobina de papel, aprovado pelo Inmetro. Emite comprovante impresso a cada marcação e não permite alteração dos dados depois de registrados.
- REP-A (Alternativo): sistema próprio da empresa, previsto em acordo coletivo, com regras específicas de auditoria e armazenamento definidas junto com o sindicato. Exige negociação prévia, o que torna essa modalidade menos comum fora de operações muito grandes.
- REP-P (Programa): software de registro de ponto, sem equipamento dedicado. É a modalidade que mais cresceu com o trabalho híbrido e remoto, porque o colaborador registra pelo próprio celular ou computador em vez de bater cartão num relógio físico. Para ser válido, o programa precisa ter registro no INPI, o Instituto Nacional da Propriedade Industrial, conforme o art. 91 da Portaria 671.
O REP-P é o formato usado pela maioria das empresas hoje, principalmente as que têm equipe em mais de um endereço ou trabalhando fora do escritório, e é nele que este artigo se concentra a partir daqui.
O que o REP-P precisa garantir
Um programa de ponto não vale só por marcar horário. A Portaria 671 lista requisitos que o sistema tem que cumprir para ser considerado válido numa fiscalização:
- Comprovante de registro entregue ao trabalhador a cada marcação, em papel ou meio digital, com os dados da marcação e a identificação do empregador e do empregado.
- Integridade e inviolabilidade dos dados: nenhuma marcação pode ser apagada, e qualquer ajuste posterior precisa ficar registrado como ajuste, preservando o dado original ao lado do valor corrigido.
- Identificação do trabalhador no momento do registro, de forma que não seja possível um colega bater o ponto por outro usando apenas uma senha compartilhada.
- Exportação no layout do AFD (Arquivo Fonte de Dados) e do AEJ, os formatos padronizados que o auditor-fiscal do trabalho costuma solicitar numa inspeção.
- Registro da geolocalização quando o ponto é batido fora do estabelecimento, para comprovar de onde partiu a marcação naquele dia.
Esses cinco pontos não são burocracia isolada. Eles formam, juntos, a diferença entre um sistema que serve como prova em juízo e um que só ajuda internamente a organizar a rotina, sem sustentar nada diante de um fiscal ou de um juiz do trabalho.
Onde as empresas ainda erram
Três falhas aparecem com frequência em fiscalização e em reclamatória, e as três têm uma coisa em comum: parecem inofensivas até o dia em que alguém precisa provar o que realmente aconteceu.
Planilha como "sistema de ponto". Uma planilha aceita edição de qualquer célula sem deixar rastro, não gera comprovante para o colaborador e não tem trilha de auditoria nenhuma. Ela não atende a nenhum dos requisitos de integridade da Portaria 671, mesmo quando é preenchida com cuidado todos os dias. Serve bem para conferência interna, mas nunca deveria ser o registro oficial da jornada.
Ajuste que apaga o original. Corrigir um esquecimento de marcação é normal e até previsto pela própria portaria. O problema é o sistema que simplesmente substitui o horário sem guardar o que havia sido registrado antes, porque aí não existe mais como saber se o ajuste foi legítimo ou não. Sem o histórico completo do ajuste, com autor e data, o registro perde boa parte do seu valor como prova.
Falta de identificação real. Um PIN de quatro dígitos compartilhado no grupo do WhatsApp da equipe não identifica ninguém de verdade. A identificação exigida pela portaria precisa ser individual e difícil de repassar para outra pessoa, o que exclui esse tipo de atalho por mais prático que pareça no dia a dia.
Quanto custa continuar com um sistema inadequado?
É difícil colocar um número exato nisso, porque o custo aparece de forma indireta: em horas extras que deveriam ter sido pagas e não foram, em multas administrativas quando o auditor identifica a planilha como único controle, e no tempo de defesa numa reclamatória quando a empresa não tem como provar a jornada real. Para ilustrar, imagine uma empresa fictícia com 30 colaboradores registrando ponto em planilha, sem trilha de ajuste. Se apenas cinco desses colaboradores entrarem com reclamatória alegando duas horas extras não pagas por dia ao longo de um ano, a ausência de um registro confiável tende a jogar o ônus da prova contra a empresa, e o valor discutido em juízo passa a ser calculado pela versão do trabalhador, não pela realidade operacional. É só um exemplo hipotético para ilustrar o mecanismo, não uma estimativa de valor, mas mostra por que o investimento em um sistema adequado costuma pesar menos do que o risco que ele evita.
Como o ActaOne trata o Ponto Online
No ActaOne, o módulo Ponto Online é um REP-P completo. O colaborador registra a marcação pelo navegador ou pelo aplicativo, e a identidade é confirmada no momento do registro por um desafio de vivacidade em vídeo: um gesto solicitado na hora, que impede o uso de uma foto estática, conferido contra a foto de referência cadastrada e aprovada previamente. Quando a marcação ocorre fora da empresa, a geolocalização é gravada junto, exatamente como a portaria exige.
Cada marcação gera comprovante para o colaborador e entra numa trilha de auditoria imutável. Quando o gestor precisa ajustar um horário, esse ajuste é registrado como ajuste, com autor, data e valor anterior preservados, e não como uma simples substituição do dado original. O espelho de ponto, o fechamento da competência e o PDF assinado utilizam sempre esse dado congelado, o que evita divergência entre o que o colaborador vê e o que entra na folha.
O registro também funciona offline. Sem sinal de internet, a marcação fica guardada no próprio dispositivo e sincroniza automaticamente quando a conexão volta, sem furo na jornada registrada. E a exportação do AFD sai pronta para entregar ao auditor, sem retrabalho de formatação na hora da fiscalização.
A pergunta que resolve a maior parte das dúvidas de compliance aqui não é "a empresa tem um sistema de ponto", e sim se esse sistema passa nos cinco itens da Portaria 671: comprovante, integridade, identificação, exportação e geolocalização. Uma planilha, por mais organizada que seja, já falha sozinha no segundo item, e isso costuma ser suficiente para comprometer toda a defesa da empresa quando a discussão chega à Justiça do Trabalho.