Publicar vagas em uma página própria, em vez de depender só de portais de terceiros, dá à sua empresa mais controle sobre a marca empregadora e sobre os próprios dados coletados no processo. Mas um portal de carreiras também coleta dados pessoais de gente que ainda não tem vínculo nenhum com a empresa, e isso traz obrigações de LGPD desde o primeiro formulário preenchido, não só depois que alguém é efetivamente contratado.
O que um portal de carreiras precisa ter
Um portal de carreiras funcional não precisa ser complexo. Ele precisa ter a lista de vagas abertas, a descrição de cada uma delas com atividades, requisitos, modelo de trabalho e localização, e um formulário de inscrição que capture o essencial sem exagerar no número de campos.
O formulário deve pedir apenas o que é necessário para a triagem daquela vaga específica: nome, contato, currículo, e alguns campos objetivos como pretensão salarial e disponibilidade de início. Quanto mais campos o formulário exige, maior é a base de dados pessoais que a empresa passa a ter a responsabilidade de proteger, e menor tende a ser a taxa de conclusão da inscrição, porque candidatos abandonam formulários longos no meio do caminho.
Quais bases legais da LGPD valem antes e depois da contratação?
A LGPD não trata o ciclo do candidato como um bloco único: ela reconhece que a relação entre candidato e empresa muda de natureza conforme o processo avança, e a base legal do tratamento de dados muda junto.
- Durante a seleção, para os dados não sensíveis do candidato, a base costuma ser a execução de procedimentos preliminares a contrato (art. 7º, V, da LGPD): o candidato preenche o formulário como parte de um processo que a própria empresa iniciou ao publicar a vaga.
- Para manter o candidato no banco de talentos, depois que aquela vaga específica fecha, a base normalmente passa a ser o legítimo interesse (art. 7º, IX), que precisa ser informado ao candidato com clareza, junto com o direito dele de se opor a esse uso ou pedir a exclusão dos dados quando quiser.
- Se o candidato for de fato contratado, o tratamento dos dados passa a ser regido pela relação de trabalho em si e pelas obrigações legais e regulatórias que vêm junto com o vínculo empregatício, deixando de depender das bases usadas na fase de seleção.
O que fazer quando o formulário traz um dado sensível
Alguns campos do formulário de inscrição podem trazer, ainda que sem essa intenção, um dado sensível nos termos do art. 11 da LGPD, como condição de saúde, deficiência ou origem racial. Vagas afirmativas ou que exigem algum tipo de adaptação de acessibilidade podem legitimamente coletar parte dessas informações, mas isso exige uma base legal própria para esse tipo específico de dado, como o consentimento específico do candidato, ou uma obrigação legal quando ela existir para aquele caso.
O que não se justifica é coletar dado sensível "por padrão", em todo formulário de vaga, sem que exista um motivo real ligado àquela contratação específica. Isso cria um risco de conformidade real sem nenhuma contrapartida prática, porque a empresa passa a guardar informação sensível de gente que nunca precisaria ter sido perguntada sobre aquilo.
Transparência e prazo de retenção
O portal precisa deixar claro, em linguagem acessível e sem juridiquês desnecessário, quem é o controlador dos dados, para que eles serão usados, por quanto tempo ficarão guardados, e como o candidato pode exercer os próprios direitos: acesso ao que foi coletado, correção de informação errada, e exclusão quando quiser.
Uma política de retenção sem prazo definido, na prática, não é uma política de verdade: é apenas uma declaração de intenção sem nenhum efeito real sobre como os dados de fato são tratados dentro da empresa. Definir um prazo, e de fato aplicá-lo quando ele vence, é o que diferencia uma empresa preparada de uma que só tem o texto certo publicado no rodapé do site.
Dados de candidato, tratados como dado, no ActaOne
No ActaOne, o portal de carreiras é público e não exige que o candidato crie conta nenhuma para se inscrever numa vaga. As inscrições entram diretamente no funil do módulo de Recrutamento, e quem não é selecionado permanece no banco de talentos para vagas futuras, sem exigir nenhum trabalho manual de arquivamento.
Na aprovação, o candidato recebe o link de admissão, e os dados que ele já informou durante o processo seletivo são reaproveitados automaticamente, em vez de pedidos de novo do zero. Os campos que podem carregar dado sensível, como tipo sanguíneo ou alguma condição médica relevante para o cargo, são tratados como tal, dentro dos limites das obrigações trabalhistas que já existem para esse tipo de informação. Toda a jornada, da vaga publicada ao vínculo criado, fica registrada no perfil do colaborador desde o início.
O portal de carreiras é uma porta de entrada de dados pessoais, mesmo quando parece só uma página simples de vagas. A base legal de cada etapa e o prazo real de guarda precisam estar definidos antes da primeira vaga ir ao ar, não depois que alguém já reclamou ou que um incidente já aconteceu. Coletar tudo o que o formulário permitir e guardar isso para sempre não aumenta a qualidade do recrutamento em nada: só aumenta o risco acumulado, sem nenhuma contrapartida real. Pedir apenas o necessário, com base legal definida por etapa e um prazo real de retenção, resolve esse problema já na origem.